Di era transformasi digital, efisiensi dan produktivitas menjadi kunci kesuksesan bagi bisnis. Salah satu solusi inovatif yang mendukung upaya ini adalah Business Process Automation (BPA). BPA melibatkan penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang dan manual dalam alur kerja bisnis.
Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang memakan waktu dan sering dilakukan secara manual, BPA memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan sumber daya manusia (SDM) dan fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Lantas, bagaimana penerapan Business Process Automation dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis? Simak pembahasannya di bawah ini.
Pengertian Business Process Automation
Business Process Automation (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan tugas atau aktivitas bisnis secara otomatis yang berulang. BPA menghubungkan beberapa komponen untuk mendorong perkembangan bisnis tanpa campur tangan manusia. Misalnya, proses input barang, pengembangan produk, pemasaran, kampanye promosi, hingga distribusi produk kepada supplier atau langsung kepada pelanggan.
BPA bekerja dengan mengidentifikasi proses bisnis yang berulang dan kemudian mengembangkan solusi teknologi untuk mengotomatiskannya. Solusi ini dapat berupa software khusus, workflow automation, atau Robotic Process Automation (RPA). Business Process Automation menjadi alat efektif bagi bisnis dari segala ukuran dalam meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan mereka dengan lebih efisien.
Bagaimana Business Process Automation Dapat Membantu Bisnis?
Menerapkan Business Process Automation dapat memberikan berbagai manfaat bagi suatu perusahaan. Berikut manfaat utama implementasi Business Process Automation.
Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Otomatisasi tugas-tugas manual yang berulang dapat menghemat waktu dan tenaga kerja, memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih membutuhkan kreativitas dan keahlian tingkat tinggi. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan tetapi juga memungkinkan bisnis menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
Mengurangi Human Error
Proses manual rentan terhadap human error, seperti kesalahan entri data atau kelalaian. Otomatisasi dapat membantu mengurangi kesalahan ini, menghasilkan hasil yang lebih akurat dan konsisten.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan proses yang lebih efisien dan bebas kesalahan, otomatisasi alur kerja dapat membantu bisnis memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih baik kepada pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan loyalitas.
Menghemat Biaya
Otomatisasi dapat membantu bisnis menghemat biaya dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual dan meningkatkan efisiensi operasional.
Meningkatkan Transparansi dan Visibilitas
Banyak platform otomatisasi alur kerja menyediakan fitur pelacakan dan pelaporan yang memungkinkan bisnis untuk memantau kemajuan tugas dan mengidentifikasi area untuk perbaikan. Hal ini dapat meningkatkan transparansi dan visibilitas dalam proses bisnis.
Meningkatkan Skalabilitas
Bisnis yang menggunakan otomatisasi alur kerja lebih mudah untuk menskalakan operasinya. Ketika volume pekerjaan meningkat, sistem otomatis dapat dengan mudah menangani beban tambahan tanpa memerlukan perekrutan karyawan baru.
Contoh Penerapan Business Process Automation
Business Process Automation dapat diterapkan di berbagai industri. Berikut beberapa contoh penerapannya.
Proses Marketing
Kumpulkan data calon pelanggan secara otomatis dari kampanye pemasaran melalui tombol Call to Action (CTA) yang disertakan dalam setiap kampanye. Aplikasi marketing automation mengirimkan kampanye pemasaran otomatis melalui email, situs web, media sosial, dan pesan teks untuk menghasilkan prospek penjualan.
Proses Pemberian Tugas
BPA digunakan untuk mendistribusikan tugas dan kolaborasi dalam proyek. Misalnya, dalam perusahaan jasa pengiriman, sistem BPA secara otomatis mendistribusikan tugas proyek baru ke semua pihak yang terlibat, dengan menetapkan deadline dan target yang harus dicapai. Informasi jadwal dan tugas dapat diakses oleh semua anggota tim terlibat.
Customer Relationship Management (CRM)
BPA digunakan dalam CRM melalui chatbot, help desk, panggilan telepon otomatis, dan balasan email. Chatbot khususnya telah populer dalam beberapa tahun terakhir karena kemajuan besar dalam teknologi tersebut.
Pelaksanaan Onboarding Karyawan
Masa orientasi karyawan biasanya dilakukan secara manual dan memakan waktu. Dengan BPA, proses onboarding karyawan dapat diotomatisasi, memungkinkan perusahaan untuk memprosesnya dengan efektif dan meningkatkan kolaborasi dan inovasi melalui proses yang diotomatisasi.
Otomatisasi Laporan Penjualan
Dengan BPA, proses mengumpulkan dan menganalisis data penjualan dapat diotomatisasi. Sistem secara otomatis mengumpulkan data penjualan dari berbagai sumber, memprosesnya, dan menyajikannya dalam format laporan yang mudah dibaca, lengkap dengan visualisasi seperti grafik dan tabel.
Cara Memilih Software Business Process Automation yang Tepat untuk Bisnis
Memilih software Business Process Automation yang tepat untuk bisnis merupakan keputusan penting yang dapat berdampak signifikan pada efisiensi, produktivitas, dan keuntungan Anda. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.
Analisis Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda secara spesifik. Pertimbangkan kompleksitas alur kerja dan tugas spesifik yang ingin diotomatisasi. Beberapa tools lebih cocok untuk tugas sederhana, sedangkan yang lain dirancang untuk otomatisasi proses yang lebih kompleks.
Fitur dan Fungsionalitas
Pastikan software yang dipilih memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk mengotomatiskan proses yang Anda inginkan. Pertimbangkan fitur-fitur seperti pembuatan alur kerja visual, integrasi dengan aplikasi lain seperti CRM, ERP, dan sistem akuntansi.
Kemudahan Penggunaan
Software Business Process Automation harus mudah digunakan dan dipahami oleh semua pengguna, termasuk mereka yang tidak memiliki keahlian teknis. Pilihlah software dengan user interface intuitif dan dokumentasi yang jelas.
Dukungan Pelanggan
Pastikan vendor software menyediakan dukungan pelanggan yang baik untuk membantu Anda menyelesaikan masalah dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda.
Skalabilitas
Bisnis akan terus berkembang, jadi pastikan software Business Process Automation yang dipilih dapat diskalakan untuk memenuhi kebutuhan Anda di masa depan.
Biaya
Pertimbangkan biaya lisensi software, biaya implementasi, dan biaya pemeliharaan berkelanjutan. Sesuaikan dengan anggaran bisnis Anda dan pastikan bahwa biaya tersebut sebanding dengan manfaat yang akan Anda dapatkan dari penggunaan software tersebut.
Untuk menyederhanakan workflow di perusahaan Anda, solusi dari Nintex dapat menjadi pilihan tepat. Nintex menawarkan Business Process Automation berbasis no code yang dapat diakses melalui web, dilengkapi dengan fitur seperti approval paralel, pengingat otomatis, delegasi, dan eskalasi. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga karyawan dapat lebih difokuskan pada tugas-tugas yang lebih kritis dan mendesak.
Solusi Business Process Automation dari Nintex, Tingkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis
Nintex merupakan platform otomatisasi proses bisnis yang menyediakan berbagai solusi Business Process Automation guna meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keuntungan bisnis. Platform ini dirancang dengan kemudahan penggunaan dan skalabilitas, sehingga cocok digunakan oleh bisnis dari berbagai ukuran dan industri.
Solusi Nintex dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam berbagai alur kerja, mulai dari proses perekrutan karyawan hingga pemrosesan faktur. Dengan fitur-fitur seperti pengenalan karakter optik, analitik visual, pengambilan dan transfer data, serta dashboard yang dapat disesuaikan, Nintex memfasilitasi otomatisasi manajemen alur kerja digital berbasis cloud. Solusi ini bertujuan untuk merampingkan operasional, meningkatkan konektivitas antara orang, data, dan aplikasi, serta memberikan visibilitas dan wawasan yang berharga terhadap proses yang diotomatiskan.
Nintex menawarkan berbagai produk yang membantu bisnis mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses bisnis mereka, yang terintegrasi dengan platform Nintex Process Platform. Berikut beberapa produk unggulan dari Nintex.
- Nintex Process Discovery: Identifikasi dan dokumentasikan proses bisnis yang ada, memberikan gambaran menyeluruh tentang alur kerja dan titik potensi ketidakefisienan.
- Nintex Process Manager dan Nintex Workflow: Desain, implementasi, dan otomatisasi alur kerja yang kompleks, baik dengan atau tanpa coding.
- Nintex RPA: Otomatiskan tugas-tugas berulang yang biasanya dilakukan oleh manusia, meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
- Nintex DocGen: Otomatiskan pembuatan dokumen bisnis, menghasilkan dokumen yang dipersonalisasi dan akurat secara real-time.
- Nintex AssureSign: Penandatanganan elektronik yang aman dan tepercaya pada dokumen, mempercepat proses persetujuan dan penandatanganan.
- Nintex Analytics: Menghasilkan wawasan tentang kinerja proses bisnis, membantu mengidentifikasi area untuk perbaikan dan memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data.
5 Keuntungan Menggunakan Business Process Automation dari Nintex
Dengan rangkaian produk dan fitur yang lengkap, Nintex menawarkan solusi komprehensif untuk membantu bisnis mencapai transformasi digital dan meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Berikut lima keuntungan implementasi Business Process Automation dengan Nintex.
1. Kurangi Risiko Operasional
Otomatisasi Nintex meminimalkan kesalahan manual dalam proses bisnis, memastikan konsistensi dan akurasi. Ini mengurangi risiko penundaan, kegagalan, dan ketidakpatuhan yang merugikan.
2. Tingkatkan Produktivitas
Otomatisasi tugas-tugas berulang memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai dan strategis. Hal ini meningkatkan efisiensi dan memungkinkan karyawan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
3. Mendukung Kerja Hybrid
Otomatisasi Nintex berfungsi baik di lingkungan kantor maupun jarak jauh. Alur kerja yang terotomatisasi memastikan kelancaran operasi terlepas dari lokasi karyawan, sehingga ideal untuk model kerja hybrid.
4. Otomatisasi untuk Masa Depan yang Sustainable
Otomatisasi Nintex dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan sumber daya fisik lainnya. Ini berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan dan berkelanjutan.
5. Free Assessment dari Expert
Nintex menawarkan free assessment untuk membantu bisnis mengidentifikasi peluang otomatisasi dan mengembangkan strategi untuk implementasi yang sukses tanpa risiko finansial.
Dapatkan Solusi Business Process Automation dari Nintex di BPT
Blue Power Technology (BPT) sebagai master reseller Nintex di Indonesia, menawarkan solusi komprehensif bagi bisnis yang ingin menyederhanakan proses dan memaksimalkan produktivitas. Tim berpengalaman dari BPT siap mendukung Anda dalam mengimplementasikan Nintex untuk memudahkan Anda dalam mengelola, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan alur kerja Anda.
Tertarik menggunakan Nintex? Segera hubungi kami dengan klik di sini.
Penulis: Wilsa Azmalia Putri – Content Writer CTI Group
